Privacyverklaring

I. INLEIDING

Dit privacyreglement heeft betrekking op de verwerking van persoonsgegevens door Stichting De Bredase Singelloop, Postbus 9523, 4801 LM Breda (KvK S.41104417). Onder verwerking van persoonsgegevens wordt onder andere verstaan het verzamelen, opslaan, vastleggen, wijzigen, bijeenbrengen, opvragen, raadplegen of vernietigen van persoonsgegevens van privé personen en functionarissen bij onze sponsoren, toeleveranciers en relaties.

Stichting De Bredase Singelloop verzamelt persoonlijke gegevens van individuele deelnemers, contactpersonen van bedrijven die deelnemen aan de bedrijvenloop, geïnviteerde topatleten, vrijwilligers, functionarissen bij toeleveranciers en sponsoren, genodigden & overige stakeholders, scholen, entertainment en bezoekers van onze websites.

Algemene Verordening Gegevensbescherming
De GDPR (General Data Protection Regulation), ook wel Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) genoemd, is Europese wetgeving die rechtstreekse werking binnen de Europese Economische Ruimte heeft. Per 25 mei 2018 vervangt deze regelgeving de Wet bescherming Persoonsgegevens.

AVG en bescherming van persoonsgegevens
Met het oog op de invoering van deze wet heeft het bestuur van Stichting De Bredase Singelloop een informatie-beveiligingsbeleid opgezet. De invoering van dit beleid is gepaard gegaan met een bewustwordingsprogramma voor bestuursleden en commissieleden over privacy en informatiebeveiliging.

Het geheel omvat technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en procedures voor de melding van incidenten, controlemechanismen, opleiding, evaluatie van activiteiten en continue verbetering.

Stichting De Bredase Singelloop is voor vrijwel alle verwerkingen verantwoordelijke; een aantal gegevens wordt door derden partijen in opdracht van Stichting De Bredase Singelloop verzameld en/of verwerkt. Voor deze verwerking beschikt Stichting De Bredase Singelloop over een gegevensverwerkingsadministratie. Relevante aspecten hieruit leest u in dit privacyreglement. Dit register is onderdeel van het Informatiebeveiligingsbeleid en wordt evenals overige documenten met grote regelmaat geëvalueerd en waar nodig bijgewerkt.

De bescherming van privacy speelt van oudsher een zeer belangrijke rol in onze organisatie. In alle verwerkingen binnen onze organisatie gaan wij zeer zorgvuldig om met persoonsgegevens en klantinformatie; de principes als opgesteld in de AVG zijn daarbij uitgangspunt. Dit houdt o.a. in dat Stichting De Bredase Singelloop:

op begrijpelijke en transparante wijze informeert over de wijze waarop en voor welke doeleinden de persoonsgegevens worden verwerkt;
persoonsgegevens alleen voor gerechtvaardigde, welbepaalde doeleinden verwerkt en de gegevensverwerking baseert op één van de in de AVG genoemde grondslagen;
passende organisatorische en technische beveiligingsmaatregelen treft om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
informeert over uw rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die door Stichting De Bredase Singelloop worden verwerkt.
niet méér verwerkt of langer bewaart dan noodzakelijk.

Doeleinden en grondslagen
Stichting De Bredase Singelloop verzamelt persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en op verschillende grondslagen. Wij hebben daarbij een gerechtvaardigd belang om uw gegevens te verwerken: de verwerking van de gegevens is noodzakelijk voor de organisatie van het evenement, voor de goede afhandeling van uw verzoek of voor het leveren van onze verplichtingen naar u toe.

Bij inschrijving wordt gevraagd persoonlijke gegevens te verstrekken, maar ook in geval van bepaalde activiteiten, bijvoorbeeld wanneer u met ons in contact wilt komen, informatie aanvraagt of vrijwilliger wilt worden. Bepaalde verwerkingen verrichten we uitsluitend met uw toestemming, waarbij u deze te allen tijde ook weer kunt intrekken.

In de hierna volgende hoofdstukken informeren wij u meer gedetailleerd

II. WEBSITE

Cookies
Wij maken op onze website en (in de toekomst mogelijk) apps gebruik van cookies. U kunt cookies voor alle sites uitzetten via uw browser.

Wat zijn cookies?
Cookies zijn kleine, eenvoudige tekstbestandjes die uw computer, tablet of mobiele telefoon ontvangt als u een website bezoekt. Cookies maken het bezoek aan de website van Stichting De Bredase Singelloop gebruiksvriendelijker.

Waarom gebruiken wij cookies?
Stichting De Bredase Singelloop gebruikt cookies om anoniem bij te houden hoeveel bezoekers de site krijgt, welke pagina’s bezocht worden en welke informatieaanvragen worden gedaan. De cookies die Stichting De Bredase Singelloop gebruikt bevatten geen naam en adresgegevens; alleen gegevens betreffende uw gebruik worden opgeslagen (bezochte pagina’s, technische details en ip-adres). Deze gegevens dienen voor analyse van het gebruik en bezoek, zodat wij onze websites en (toekomstig) apps kunnen optimaliseren en u in de toekomst nog beter van dienst te kunnen zijn. Uiteraard gaan wij zorgvuldig met deze informatie om.

Wat gebeurt er als cookies uitgezet worden?
Als u uw cookies uitzet hebben wij minder inzicht in het (website)gebruik, zodat wij deze niet kunnen optimaliseren om u in de toekomst nog beter van dienst te zijn.

Afmelden cookies
Wilt u liever geen gebruik maken van cookies dan kunt u deze op elk gewenst moment uitzetten of verwijderen via uw browser. Instructies voor het aanpassen van de instellingen van de browser vindt u onder ‘Help’ in de toolbar van de meeste browsers. Om bezoekers van websites meer keuze te geven over hoe hun gegevens worden verzameld door Google Analytics, kunt u ook de Google Analytics Opt-out Browser Add-on downloaden.

III. UW PERSOONSGEGEVENS – DOELEINDEN, GRONDSLAGEN EN GEBRUIK VAN UW GEGEVENS

Het leveren van (pre-)contractuele diensten
Stichting De Bredase Singelloop verwerkt uw persoonlijke gegevens om onze diensten aan u te kunnen leveren of om diensten of producten van u af te nemen. We gebruiken de gegevens bijvoorbeeld voor de verwerking van de betaling van de inschrijving en de daaraan gekoppelde levering van goederen en diensten (zoals het thuissturen van het startnummer, het graveren van de medaille, bestelling van het Singelloop shirt, toesturen van digitale pre/post magazines, nieuwsbrieven e.d), voor de administratie van vrijwilligers (b.v. het benaderen in verband met deelname aan het komende evenement), voor de fysieke organisatie van het evenement (contracten met sponsoren en leveranciers, levering van diensten, betalingen), vanwege het relatiebeheer richting de genodigden en overige stakeholders of voor analysedoeleinden van deelnemers of websitebezoek. Volgens de nieuwe richtlijnen leveren deze redenen ons een gerechtvaardigd belang om uw persoonsgegevens daartoe te verwerken.

Betrokkenheid van en delen met derden
Stichting De Bredase Singelloop schakelt als verwerkingsverantwoordelijke andere partijen in om een aspect van of een deel van de dienstenverlening voor u uit te voeren; het kan hierbij gaan om bijvoorbeeld een externe optie voor de registratie van inschrijvingen, registratie en communicatie van gelopen tijden, afhandeling van productie en verzending van de startnummers of het toezenden van nieuwsbrieven en digitale pre- en aftermagazines.

Voor zover deze derden toegang nodig hebben tot persoonlijke gegevens om deze diensten uit te voeren, heeft Stichting De Bredase Singelloop de juiste contractuele, technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen genomen om ervoor te zorgen dat deze derden uw gegevens uitsluitend gebruiken of verwerken voor de beoogde doeleinden en conform de instructies die we met deze derden zijn overeenkomen. Indien deelnemers inschrijven voor de gratis looptrainingen, dan zullen de benodigde gegevens (naam en email-adres) worden gedeeld met de betrokken partijen: AV Sprint, Run2Day Breda en de 40vanBreda.

Om juridische redenen delen met derden
We kunnen uw persoonlijke gegevens met derden delen als we van mening zijn dat toegang tot en gebruik van de persoonlijke gegevens redelijkerwijs noodzakelijk is om (i) te voldoen aan toepasselijke wetten, voorschriften en/of gerechtelijke bevelen; (ii) om fraude, (toekomstige) beveiligingsissues of technische problemen te voorkomen, op te sporen of op te lossen; en/of iii) de belangen, eigenschappen of veiligheid van Stichting De Bredase Singelloop, onze deelnemers, relaties of het publiek te beschermen voor zover in overeenstemming met de wet.

Marketing en promotieactiviteiten
Stichting De Bredase Singelloop informeert geïnteresseerden graag over ontwikkelingen, samenwerkingen, aanbiedingen, innovaties en overige relevante content met betrekking tot ons evenement, conform de regelgeving die hiervoor van toepassing is, of omdat u hiertoe expliciet toestemming hebt gegeven. We kunnen dit doen per telefoon, e-mail, nieuwsbrieven of direct persoonlijk contact. Vanzelfsprekend hebt u altijd het recht aan te geven hierop geen prijs (meer) te stellen.

Stichting De Bredase Singelloop deelt geen persoonsgegevens met of verkoopt persoonsgegevens aan derden voor commerciële of andere doeleinden.

Verwerking van uw gegevens op onze website
Wij verzamelen en gebruiken geen persoonlijke gegevens via onze website anders dan aangegeven bij het cookie beleid. Uw gegevens worden uitsluitend geanonimiseerd gebruikt voor analyse om onze website en (toekomstige) apps te verbeteren, zoals hierboven uiteengezet.

Sollicitatiedoeleinden voor vacatures bij Stichting De Bredase Singelloop
Stichting De Bredase Singelloop biedt in uitzonderlijke gevallen de mogelijkheid om via de website of mail ons uw motivatiebrief en CV toe te sturen in het kader van (open) sollicitaties voor vrijwilligerstaken bij Stichting De Bredase Singelloop. Uw gegevens worden dan tijdelijk opgeslagen op een afgeschermde en beveiligde server die volledig wordt beheerd door de stichting. Het is ook dan ons gerechtvaardigde belang om uw persoonsgegevens te verwerken. De verwerking is noodzakelijk om de sollicitatieprocedure goed te laten verlopen. Deze gegevens worden na afronding van de procedure direct vernietigd.

IV. BEWAARTERMIJNEN

Stichting De Bredase Singelloop slaat uw persoonlijke gegevens niet langer op dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. De bewaartermijn is afhankelijk van de aard van de informatie en de doeleinden van de verwerking. Hieronder vermelden we de bewaartermijnen van persoonsgegevens voor verschillende doeleinden en diensten.

De geografische locatie die wordt opgevraagd bij het gebruik van de app “Singelloop Breda” wordt alleen gebruikt voor het meten van de afstand tussen de start en finish. De locatie gegevens worden niet opgeslagen.
Persoonsgegevens van individuele deelnemers (naam, postcode, woonplaats en mailadres) blijven onbeperkt bewaard in verband met publicatie van de uitslagen en toezenden van digitale nieuwsbrieven alsmede de pre- en aftermagazines en/of analysedoeleinden.
Overige gegevens van individuele deelnemers worden binnen 6 maanden na het evenement ofwel verwijderd ofwel geanonimiseerd en toegepast voor algemene analysedoeleinden.
Persoonsgegevens van contactpersonen bij bedrijvenloop, groepsinschrijvingen, scholen en entertainment worden binnen 6 maanden na het evenement met uitzondering van het mailadres vernietigd. Het mailadres wordt conform de verstrekte toestemming opgenomen in onze database. Vanzelfsprekend hebt u altijd het recht aan te geven hierop geen prijs (meer) te stellen en kunt u zich daarmee (laten)uitschrijven. Algemene gegevens van groepen, scholen, bands/artiesten en bedrijven worden onbeperkt bewaard.
Persoonsgegevens van geïnviteerde topatleten worden onbeperkt bewaard met uitzondering van persoonsgegevens die betrekking hebben op de fiscale bewaarplicht. Hiervoor geldt een termijn van 7 jaar.
Persoonsgegevens van vrijwilligers worden onbeperkt bewaard tot het moment van opzegging. Na opzegging worden deze gegevens binnen 1 maand volledig verwijderd. De kledingmaat wordt binnen 6 maanden na einde van het evenement verwijderd.
Persoonsgegevens van sponsoren, toeleveranciers, genodigden en overige stakeholders worden onbeperkt bewaard tot het moment van opzegging. Na opzegging worden deze gegevens binnen 1 maand volledig verwijderd.

V. UW RECHTEN

U hebt het recht om ons schriftelijk te verzoeken om:

Inzage in uw persoonsgegevens
U kunt ons vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken. Indien dat het geval is, leggen wij u uit welke persoonsgegevens wij van u verwerken, op welke wijze wij dit doen en voor welke doeleinden. U kunt ons tevens verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij van u verwerken.

Rectificatie van uw persoonsgegevens.
Indien u van mening bent dat de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist of onvolledig zijn, kunt ons verzoeken om uw gegevens aan te vullen of te wijzigen.

Wissen van uw persoonsgegevens
U kunt ons verzoeken om de persoonsgegevens die wij van u verwerken te wissen. Wij zullen uw gegevens na ontvangst van een verzoek daartoe zonder onredelijke vertraging wissen indien: de gegevens niet langer meer nodig zijn voor het doel waarvoor wij ze hebben verwerkt; u ons niet langer toestemming geeft voor verwerking, als dat de grondslag voor verwerking was; de gegevens door ons zijn verwerkt in het kader van direct marketing; u bezwaar maakt tegen de verwerking en er geen reden (meer) is waarom wij de gegevens nog langer mogen verwerken; er een wettelijke reden aanwezig is om de persoonsgegevens te wissen.

Beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens.
In sommige gevallen wenst u mogelijk een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. U kunt ons in dat geval verzoeken om de gegevensverwerking te beperken. Wij zullen voldoen aan een dergelijk verzoek indien na onderzoek blijkt dat dit mogelijk is, bijvoorbeeld als u niet al uw gegevens wil laten wissen, maar overige gegevens niet langer meer nodig zijn voor het oorspronkelijke doel.

Overdracht van uw persoonsgegevens (dataportabiliteit)
U kunt ons verzoeken om een kopie van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.

Ook kunt u uw recht op bezwaar bij ons uiten als u het niet eens bent met onze verwerking van uw gegevens.

VI. VRAGEN, VERZOEKEN OF KLACHTEN

Vragen, verzoeken of klachten indienen bij Stichting De Bredase Singelloop

Het kan voorkomen dat u een vraag, verzoek of klacht hebt over de verwerking van persoonsgegevens door Stichting De Bredase Singelloop. Hiervoor kunt u contact met ons opnemen via dit formulier.

Ter attentie van Gerard Bosch, secretaris

Email: secretaris@bredasesingelloop.nl

U ontvangt binnen 4 weken schriftelijk antwoord.

Klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de Nederlandse toezichthouder die de naleving van de AVG controleert. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de AP wanneer u meent dat uw rechten zijn geschonden. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) vindt u hiervoor een ingang.

Versiebeheer van dit privacyreglement
Stichting de Bredase Singelloop behoudt zich het recht voor om dit privacyreglement te wijzigen. Gewijzigde versies worden gedateerd gepubliceerd op onze website.

Dit privacyreglement is voor het laatst bijgewerkt op 1 december 2021.